Jahreswechsel

Die Durchführung des Jahreswechsels in 123erfasst erfolgt i. W. in fünf Schritten:

1) Programmaktualisierung (nur bei Betrieb des Programms auf eigenem Server notwendig)
2) Erfassung und Kontrolle aller Urlaubstage (Fehlzeiten) für das „alte Jahr“
3) Feiertage für das „neue“ Jahr erfassen
4) Ausführen des Jahreswechsels im Bereich Administration
5) Erfassung der Urlaubstage für das „neue“ Jahr

1. Starten Sie die Progammaktualisierung über die Menüpunkte Administration > Updates. Durch Mausklick auf die Schaltflächen Updates und Installation führen Sie die Programmaktualisierung in 123erfasst durch.

Hinweis: Die Programmaktualisierung ist nur dann erforderlich, wenn Sie 123erfasst auf Ihrem eigenen Server betreiben.

2. Erfassen Sie nach Möglichkeit alle Urlaubstage und ggf. weitere Fehlzeiten für das alte Jahr, insbesondere für den Dezember, bevor Sie den Jahreswechsel durchführen.

Hinweis: Kontrollieren Sie die Resturlaubstage Ihrer Mitarbeiter. Über die Menüpunkte Lohn-bearbeitung > Arbeitszeitkonto > Drucken können Sie sich schnell eine Übersicht über die Resturlaubstage verschaffen.

3. Über die Menüpunkte Lohnbearbeitung > Feiertage legen Sie die Feiertage für das „neue“ Jahr an.

Hinweis: Damit Sie regelmäßig wiederkehrende Feiertage, wie z. B. den 1. Mai, nicht jedes Jahr neu erfassen müssen, aktivieren Sie einfach die Option „jährlich“.

4. Den eigentlichen Jahreswechsel führen Sie über Administration > Jahreswechsel > Wechseln durch.

Hinweis: Sie haben auch die Möglichkeit zunächst „nur“ die Übernahme des Arbeitszeitkalenders (im alten Jahr) vorzunehmen. In diesem Fall aktivieren Sie „nur“ die Option „Arbeitszeitkalender–Übernahme“. Im neuen Jahr können Sie dann die die Urlaubsübernahme nachholen. In diesem Fall aktivieren Sie ebenfalls „nur“ die Option Urlaubsübernahme.

 5. Nachdem Sie nun den Jahreswechsel durchgeführt haben, können Sie die Urlaubstage für das „neue“ Jahr erfassen.

Hinweis: Führen Sie die Erfassung der Urlaubstage für das „neue“ Jahr erst durch, nachdem Sie die Feiertage für das neue Jahr erfasst haben.