Bei der Zeit- und Leistungserfassung müssen Tätigkeiten angegeben werden, damit du im Nachhinein nachvollziehen kannst, was deine Mitarbeiter auf dem Projekt für Tätigkeiten ausgeführt haben.
Neue Tätigkeiten lassen sich in 123erfasst unter den Menüpunkten Mehr -> Admin -> Personal -> Tätigkeiten anlegen.
Klicke auf die Schaltfläche +Tätigkeit oben rechts auf der Seite, um eine neue Tätigkeit anzulegen.
Es öffnet sich die entsprechende Erfassungsmaske.
Im Bereich Allgemein vergibst du bei Bedarf eine Id und einen Namen als Pflichtangabe.
Du kannst deine Tätigkeiten sogenannten Tätigkeitstypen zuweisen. Diese Tätigkeitstypen erleichtern dir die Zuweisung der Tätigkeiten z.B. innerhalb eines Projekts.
Des weiteren kannst du definieren, ob die Tätigkeit sowohl in der Weberfassung als auch auf den Mobilgeräten zur Verfügung stehen soll.
Unter Erfassung legst du fest, ob deine Tätigkeit für die Zeiterfassung und/oder Leistungserfassung zur Verfügung steht.
Hinweis: Es handelt sich hier um die Kacheln Zeiten und Leistungen in der 123erfasst App/Weberfassung.
Im Bereich Lohn legst du fest, wie die erfassten Daten mit der Tätigkeit über eine Schnittstelle an dein Lohnprogramm übergeben werden sollen.
Im Feld Exporttyp bestimmst du, ob und wie die erfassten Zeiten mit dieser Tätigkeit übertragen werden. Du hast due Wahl zwischen Als Arbeitsstunden, Bezahlte Fehlstunden, Nicht exportieren und Nicht bezahlte Fehlstunden.
Mit Hilfe des Lohnkennzeichens ordnest du die erfassten Zeiten zu der Tätigkeit einer Lohn- oder Zeitart aus deinem Lohnprogramm eindeutig zu.. Der Ausfallschlüssel dient ebenfalls der genauen Zuordnung und Weiterverarbeitung in deinem Lohnprogramm.
Unter Erweitert lassen sich einige grundlegende Einstellung zur Tätigkeit definieren.
Neben den Standardtätigkeiten lassen sich auch Sondertätigkeiten wie z.B. Schlechtwetter erfassen. Diese Sondertätigkeiten können dann nur in einem fest vorgegebenen Zeitraum vom Anwender erfasst werden, z.B. von Dezember bis März eines jeden Jahres. Die Auswahl der einzelnen Monate öffnet sich, wenn du den Haken bei Sondertätigkeit setzt.
Darüber hinaus werden Sondertätigkeiten automatisch auf allen Projekten zur Auswahl bereitgestellt. Sie müssen also nicht einem bestimmten Projekt zugeordnet werden.
Standortunabhängige Tätigkeiten werden häufig für die Erfassung von Rüstzeiten (Be- und Entladen) sowie für An- und Abfahrzeiten genutzt. Diese Tätigkeiten finden in der Regel außerhalb des eigentlichen Projekts statt. Damit du diese Tätigkeiten dennoch einem Projekt zuordnen kannst, aktiviere die Option Standortunabhängig. Dadurch lassen sich diese Tätigkeiten auch außerhalb des Projektradius in der App/Weberfassung erfassen.
Mit der Option Nicht vor Ort legst du fest, dass erfasste Zeiten zu dieser Tätigkeit nicht vor Ort durchgeführt werden und somit auch nicht bei z.B. der Berechnung der 3-Monatsfrist berücksichtigt werden (z.B. Schlechtwetter).
Unter Projekte hinterlegst du die Projekte, für die deine Tätigkeit relevant ist.
Die Tätigkeit steht dir zur Leistungs- und/oder Zeiterfassung erst zur Auswahl , wenn diese einem Projekt und/oder Mitarbeiter zugwiesen wurde. Setzt du den Haken bei Standardmäßig zuweisen, so wird bei der Neuanlage eines Projekts die Tätigkeit automatisch zugewiesen.
Alternativ kannst du die Tätigkeiten in den Projektstammdaten händisch zuweisen. Mehr dazu erfährst du hier.
Möchtest du deine Tätigkeit nicht projektbezogen, sondern mitarbeiterbezogen zuweisen, dann kannst du dies im Bereich Mitarbeiter tun.
Die zugewiesenen Mitarbeiter können die Tätigkeit dann unabhängig vom Projekt auswählen. Wie auch bei den Projekten, kannst du die Tätigkeiten auch händisch in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegen.
Mehr dazu erfährst du hier.
Durch Zuordnung einer Tätigkeit zu einem Nachunternehmer (Verleiherfirma/Subunternehmen), lässt sich diese Tätigkeit im Rahmen der Zeiterfassung für Nachunternehmer nutzen.
Du möchtest bestimmte Tätigkeiten (z.B. Abbrucharbeiten) nicht einem Projekt, sondern einem Gerät zuordnen? Dann hinterlege im Feld Geräte ein oder mehrere Geräte, zu denen du diese Tätigkeit erfassen möchtest.
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