Wie passe ich die Uhrzeit für das Arbeitsende bei fehlender Feierabenderfassung automatisch an?

In der betrieblichen Praxis wird der Feierabend hin und wieder nicht vom Mitarbeiter erfasst. In solchen Fällen kann aus dem Arbeitszeitkalender die Uhrzeit für das Arbeitsende hilfsweise als Uhrzeit für den Feierabend herangezogen werden. 

Damit dies gelingt, gehen Sie wie folgt vor:

1. Falls noch nicht vorhanden, erfassen Sie einen Arbeitszeitkalender. Wie Sie einen Arbeitszeitkalender in 123erfasst anlegen, haben wir hier Schritt für Schritt beschrieben. 



Hinweis: Aus dem Arbeitszeitkalender des Mitarbeiters geht die Uhrzeit des Arbeitsendes hervor.

2. Hinterlegen Sie in den Stammdaten unter dem Menüpunkt Personal einen Arbeitszeitkalender für den betreffenden Mitarbeiter.


3. Als nächstes bringen Sie die Rolle des Mitarbeiters in Erfahrung. Diese können Sie im Bereich "Benutzer" des Personalstamms einsehen.

4. Über die Menüpunkte Administration > Rollenverwaltung rufen Sie die zuvor in Erfahrung gebrachte Rolle auf. Im Reiter "Zeiterfassung" aktivieren Sie in der Zeile "Arbeitszeitvorgabe" die Option "Nur Personalzeit"

Dadurch wird bereits bei der Erfassung des Arbeitsbeginns das voraussichtliche Arbeitsende vorgegeben.

Vergisst nun der Mitarbeiter den Feierabend zu erfassen, so wird hilfsweise die Uhrzeit - hier 16.45 Uhr - aus dem Arbeitszeitkalender herangezogen.

5. Durch Aktivierung der Option "Sollzeit nach Arbeitszeitkalender" im Bereich "Arbeitszeitvorgabe, stellen Sie weiterhin sicher, dass

- bei einem früheren Arbeitsbeginn
- die Sollarbeitszeit (z.B. 8 Std.) des Arbeitszeitkalenders

nicht überschritten wird. Das Arbeitsende wird dann automatisch angepasst.



Beispiel: Mitarbeiter Max Mustermann beginn statt um 8:00 Uhr bereits um 5:00 Uhr mit der Arbeit und vergisst zum Tagesende den Feierabend zu erfassen. Durch die Aktivierung der Option "Sollzeit nach Arbeitszeitkalender" wird das Arbeitsende automatisch angepasst. In diesem Beispiel beträgt die Sollarbeitszeit 8 Stunden.

Die Abbildung innerhalb der Personalzeiten stellt sich dann wie folgt dar.