Exportvorlagen erstellen und verwenden

Du kannst dir in 123quality für den Export deiner Tickets eine individuelle Exportvorlage erstellen, in die deine Tickets beim Export eingebettet werden.

Ein gutes Beispiel für eine solche Exportvorlage ist die sogenannte VOB-Vorlage (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen). Dort werden die vertraglichen Bedingungen für die Ausführung von Bauleistungen, sowie die Vergabe von Bauaufträgen durch öffentliche Auftraggeber geregelt.

Um dir eine Exportvorlage zu erstellen, klicke im 123quality Office auf Einstellungen -> Exportvorlagen.

Hier werden dir nun deine bereits erstellen Vorlagen angezeigt und du kannst oben rechts über die gelbe Schaltfläche Neu eine Vorlage erstellen.

Im oberen Bereich der Vorlage kannst du zunächst einen Titel vergeben. Bei der Sortierung kannst du festlegen, wie und nach welchem Feld die Tickets beim Export innerhalb der Vorlage sortiert werden.

Du kannst festlegen, welche Informationen aus den Tickets exportiert werden. Ist z.B. die Verortung auf dem Plan wichtig, dann setze bei Verortung unter Ansicht einen Haken. 

Kompaktansicht bedeutet, dass die einzelnen Tickets unmittelbar hintereinander im Export aufgeführt werden. Ist der Haken bei Kompaktansicht nicht gesetzt, dann werden die Tickets für sich einzeln auf einer eigenen DIN A4 Seite aufgeführt.

Im Bereich der Felder kannst du nun eigene Felder in die Vorlage einfügen, die du unmittelbar vor dem Export befüllen kannst. Klicke dazu einfach auf das +. 

Du kannst dem Feld einen Titel vergeben und auswählen, um was für einen Feldtypen es sich handelt.

Sollen bestimmte Felder nur unter bestimmter Voraussetzung angezeigt werden, erstelle Regeln für die Felder.

Mit dem klick auf + Regel hinzufügen kannst du der Regel einen Namen mitgeben. Lege nun die Bedingung fest (welches Feld muss gefüllt sein?) und anschließend die Aktion (damit welches Feld angezeigt wird?).

Hinweis: Regeln können nicht für Texteingaben erstellt werden!

Im letzten Bereich der Exportvorlage kommen wir zur Titel- und Abschlussseite. 

Du hinterlegst hier einen festen Text und kannst deine unter Felder hinterlegten Felder in den Text als Platzhalter einbinden. Beim Befüllen der Felder im Ticketexport füllst du diese Platzhalter dann mit deinen Eintragungen. Um die Felder als Platzhalter in die Titel- oder Abschlussseite einzubinden, stelle dich mit der Maus an die gewünschte Position im Text und klicke dann unterhalb des Textfeldes auf eines deiner Felder.

Die Felder werden automatisch in geschweifte Klammern gesetzt. Dadurch weiß das System, dass es sich um Platzhalter handelt.

Mit dem Klick auf Speichern schließt du die Bearbeitung deiner Exportvorlage ab.

Begebe dich im 123quality Office auf den Menüpunkt Tickets und wähle das oder die Tickets aus, die du nun exportieren möchtest und klicke dann auf Tickets exportieren.

Im Export wählst du aus, welches Dateiformat erzeugt werden soll und bei Exportvorlage wählst du deine soeben erstellte Vorlage aus.

Sobald du deine Vorlage ausgewählt hast, erscheinen deine Felder und du kannst diese befüllen.

Mit dem Klick auf Export erstellen wir deinen Ticketexport als PDF (gewähltes Dateiformat). Ist der Export fertig, erscheint diese Meldung am unteren rechten Bildschirmrand. Mit Klick auf Hier herunterladen lädst du die Datei auf deinen Rechner herunter.

Die Platzhalter wurden nun mit dem Inhalt der Felder im Export befüllt.

Deine ausgewählten Tickets werden dann nach der Titel- und vor der Abschlussseite eingebettet.