Projektformulare

Office

Mit den Formularen bist du in der Lage, individuelle Erfassungsmasken entsprechend deiner Anforderungen selbst zu gestalten und auf den Mobilgeräten zu verwenden.

Im Gegensatz z.B. zur Zeiterfassung auf den Mobilgeräten, wo die Felder fix angeordnet und nicht änderbar sind, hast du mit den Formularen die Möglichkeit, deine selbst gestalteten Masken jederzeit anzupassen.

Klicke zur Neuanlage auf die Menüpunkte Mehr -> Admin -> Projekte -> Formulare und erstelle über die Schaltfläche +Projektformular oben rechts ein neues Formular.

Hinweis: Formulare sind entweder projekt-, geräte-, oder personenbezogen. Je nachdem, für welchen Bereich du ein Formular erstellst, ist die Auswahl eines Projekts, Geräts oder einer Person Pflicht. Das jeweilige Pflichtfeld wird automatisch in das Formular eingebunden und muss nicht extra hinzugefügt werden. 

Grundsätzlich ist der Aufbau der Formulare immer derselbe:

Unter Allgemein vergibst du eine ID und einen Namen für das Formular. Diese beiden Felder sind Pflichtfelder.

Die Beschreibung des Formulars erscheint bei Aufruf der Formulare in der App/Weberfassung unter dem Namen des Formulars.

Durch Setzen des Hakens bei Unterformular, wird dieses Formular nicht in der App/Weberfassung zur Auswahl angeboten. Es kann dann als Unterformular in ein anderes Formular eingebettet werden.

Du kannst das Formular an den Startbildschirm deiner App anheften. Das bezweckt, dass dieses Formular direkt als eigene Kachel in der App ausgewählt werden kann und nicht über die Kachel Formulare ausgewählt werden muss.

Du kannst z.B. bei den Projektbezogenen Formularen auswählen ob die Mitarbeiter beim Ausfüllen des Formulars alle Projekte auswählen dürfen, oder nur die Projekte, denen die Mitarbeiter in den Stammdaten zugewiesen sind.

Im Bereich Formularvorschau gestaltest du das eigentliche Formular. Du kannst über das kleine Plus-Symbol unten rechts neue Felder in das Formular einbinden.

Es öffnet sich eine neue Maske, in der du das Formularelement bearbeiten kannst.

Das Feld ValueId füllt sich automatisch. Entweder mit dem Wert aus dem Feld Id oder Label (je nachdem, welches der beiden Felder du als Erstes ausfüllst).

Im Pflichtfeld Label hinterlegst du die Bezeichnung für das Feld. Mit der Checkbox Pflichtfeld machst du dieses Feld zu einem solchen.

Mit der Wahl der Größe definierst du die Breite deines Feldes. Die maximale Breite beträgt 6 und nimmt die gesamte Breite des Formulars ein. Du kannst mit der Breite 1 bis zu 6 Felder nebeneinander darstellen.

Als Typ stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:

• Auswahlfeld
  Treffe eine Auswahl aus den von dir definierten Möglichkeiten.
  Über  erstellst du eine eigene Auswahlliste.
  Der Die Checkbox Mehrfachauswahl ermöglicht die Auswahl von mehreren Werten aus deiner Liste
• Checkbox
  Die Checkbox dient zur Eingabe und Anzeige von Ja/Nein-Werten
• Foto
  Das Feld Foto öffnet auf Mobilgeräten die Foto-Funktion (in der Weberfassung den Dateimanager)
• Stammdatenauswahl
  Lege mit der Option Stammdatentyp (Projekt / Gerät / Person / Kostentyp) die Stammdaten fest, aus der die Werte ausgewählt werden sollen. Durch Aktivierung der Mehrfachauswahl lassen sich mehrere Werte aus der Liste auswählen
• Texteingabe/Textfeld
  Erfasse mit diesem Feld einen freien Text im Formular. Die Felder unterscheiden sich in der Darstellung:
  Texteingabe = 1-zeilig
  Textfeld        = startet 4-zeilig und erweitert sich mit jeder weiteren Zeile
• Zahleneingabe
  In der App öffnet sich automatisch der Nummernblock zur Eingabe von Zahlen
• Datum
  Trage in diesem Feld ein Datum ein
• Zeit
  Erfasse hier eine Uhrzeit
• Trennlinie
  Füge deinem Formular eine Trennlinie hinzu, um optisch einzelne Abschnitte im Formular darzustellen
• QR-Code / Bar-Code
  Scanne QR- oder Bar-Codes direkt aus dem Formular heraus.
  QR-Codes für Mitarbeiter und Geräte müssen aus 123erfasst heraus erstellt worden sein.
  Weitere Informationen erhältst du hier
• Ampelbewertung
  Nutze die Ampelfunktion (rot / gelb / grün) zur Bewertung von Sachverhalten
• Unterschrift
  Lasse den Erfasser oder andere Betroffene im Formular unterschreiben
• Schulnoten
  Vergebe Schulnoten (1 - 6) zur Bewertung von Sachverhalten
• Unterformular
  Wähle das gewünschte Unterformular aus, welches du in deinem Formular einbinden möchtest
• Definiere Regeln, mit denen du Felder im Formular sichtbar oder unsichtbar machen kannst.

Ob ein Feld sichtbar oder unsichtbar wird, ist aktuell abhängig von dem Ergebnis einer Checkbox oder eines Auswahlfeldes.

Klicke zum Erstellen einer Regel auf die Schaltfläche +Regel hinzufügen. Gebe der Regel einen Namen oder übernehme den Vorschlag. Definiere die Bedingung(en) für eine Checkbox oder ein Auswahlfeld. Definiere die Aktion(en), wenn alle Bedingungen erfüllt sind.

Hinweis: Die Bedingungen werden als UND verknüpft. Es müssen also alle hinterlegten Bedingungen zutreffen, damit die Aktion(en) durchgeführt werden.

Eine Auflistung der Operationen die wir unterstützen findest in folgender Übersicht:

Standard-Operationen:

+               Addition

-               Subtraktion

*               Multiplikation

/               Division

%               Modulo

^               Potenz

weitere Operationen:

-x              Negation

+x              Unäres Plus. Konvertiert den Operanden in eine Zahl, hat aber keine weiteren Auswirkungen.

x!              Faktoriell (x * (x-1) * (x-2) * ... * 2 * 1). gamma(x + 1) für nicht-ganzzahlige Werte.

abs x           Absoluter Wert (Betrag) von x

acos x          Bogenkosinus von x (im Bogenmaß)

acosh x         Hyperbolischer Bogenkosinus von x (im Bogenmaß)

asin x          Arcussinus von x (im Bogenmaß)

asinh x         Hyperbolischer Bogensinus von x (im Bogenmaß)

atan x          Arcustangens von x (im Bogenmaß)

atanh x         Hyperbolischer Arkustangens von x (im Bogenmaß)

cbrt x          Kubikwurzel von x

ceil x          Ceiling von x - die kleinste ganze Zahl, die >= x ist

cos x           Kosinus von x (x ist im Bogenmaß)

cosh x          Hyperbolischer Kosinus von x (x ist im Bogenmaß)

exp x           e^x (Exponential-/Antilogarithmusfunktion mit Basis e)

expm1 x         e^x - 1

floor x         Floor von x - die größte ganze Zahl, die <= x ist

length x        Länge der Zeichenkette von x

ln x            Natürlicher Logarithmus von x

log x           Natürlicher Logarithmus von x (Synonym für ln, nicht Basis-10)

log10 x         Basis-10-Logarithmus von x

log2 x          Basis-2-Logarithmus von x

log1p x         Natürlicher Logarithmus von (1 + x)

not x           Logischer NOT-Operator

round x         X, gerundet auf die nächste Ganzzahl, unter Verwendung der „Grundschulrundung“

sign x          Vorzeichen von x (-1, 0 oder 1 für negativ, null bzw. positiv)

sin x           Sinus von x (x ist im Bogenmaß)

sinh x          Hyperbolischer Sinus von x (x ist im Bogenmaß)

sqrt x          Quadratwurzel von x. Das Ergebnis ist NaN (Not a Number), wenn x negativ ist.

tan x           Tangens von x (x ist im Bogenmaß)

tanh x          Hyperbolischer Tangens von x (x ist im Bogenmaß)

trunc x         Integralteil von x, sieht aus wie floor(x), außer bei negativen Zahlen

Sowie:

weitere Funktionen:

random(n)       Ermittelt eine Zufallszahl im Bereich [0, n). Wenn n gleich Null ist oder nicht angegeben wird, ist es standardmäßig 1.

fac(n)          n! (Fakultät von n: „n * (n-1) * (n-2) * ... * 2 * 1“) Abgelehnt. Verwenden Sie stattdessen den Operator !

min(a,b,...)    Ermittelt die kleinste (minimale) Zahl in der Liste.

max(a,b,...)    Ermittelt die größte (maximale) Zahl in der Liste.

hypot(a,b)      Hypotenuse, d.h. die Quadratwurzel aus der Summe der Quadrate ihrer Argumente.

pyt(a, b)       Alias für hypot.

pow(x, y)       Äquivalent zu x^y. Aus Gründen der Konsistenz mit dem Math-Objekt von JavaScript.

atan2(y, x)     Arcustangens von x/y, d.h. der Winkel zwischen (0, 0) und (x, y) im Bogenmaß.

roundTo(x, n)   Rundet x auf n Stellen nach dem Dezimalpunkt.

map(f, a)       Array-Abbildung: Übergibt jedes Element von a der Funktion f und gibt ein Array mit den Ergebnissen zurück.

fold(f, y, a)   Array fold: Faltet/reduziert das Array a in einen einzigen Wert, y, indem für jedes Element x des Arrays y = f(y, x, index) gesetzt wird.

filter(f, a)    Array-Filter: Gibt ein Array zurück, das nur die Werte aus a enthält, bei denen f(x, index) wahr ist.

indexOf(x, a)   Gibt den ersten Index von String oder Array a zurück, der dem Wert x entspricht, oder -1, wenn er nicht gefunden wurde.

join(sep, a)    Verkettet die Elemente von a, getrennt durch sep.

if(c, a, b)     Funktionsform von c ? a : b. Hinweis: Dies wertet immer sowohl a als auch b aus, unabhängig davon, ob c wahr ist oder nicht. Verwenden Sie stattdessen c ? a : b, wenn es Seiteneffekte gibt oder wenn die Auswertung der Verzweigungen teuer sein könnte.

Du kannst das Formular einem oder mehreren Mitarbeitern zuweisen. Damit kannst du die Auswahl an Formularen für deine Mitarbeiter einschränken und überschaubar halten, denn vielleicht nicht jedes Formular ist auch für jeden Mitarbeiter notwendig.

Hinweis: Damit die Zuweisungen greifen, ist es notwendig in der Rolle der jeweiligen Mitarbeiter auf Karteireiter Zeiterfassung unter Funktionen -> Formularauswahl die Auswahl Zugewiesene zu aktivieren.

Formulardaten lassen sich für den Druck oder Export individuell anordnen. Dazu benötigst du eine Exportvorlage, die unser Professional Service Team kostenpflichtig für dich erstellen kann.

Bei Interesse wende dich gerne an unseren Professional Service unter: [e-mail].

Zu den Formularerfassungen gelangst du im Office über die Menüpunkte Projekte -> Formulare.

Über die Schaltfläche +Formular hast du die Möglichkeit weitere Formularerfassungen direkt über das Office vorzunehmen.

App/Weberfassung

Melde dich mit deinen Zugangsdaten in der 123erfasst-App an. Tippe anschließend auf die Kachel Formulare.

Nachdem du auf die Kachel „Formulare“ getippt hast, werden dir alle Formulare zur Bearbeitung angezeigt:

Hier kannst du nun das gewünschte Formular auswählen und die Erfassung starten.

Zum Schluss kannst du das Formular entweder direkt Abschließen, oder wenn noch Nachtragungen zu einer späteren Zeit erfolgen müssen, das Formular als Entwurf speichern, indem du oben links über den Pfeil einfach aus der Formularerfassung raus gehst. Formulare, die als Entwurf gespeichert wurden, werden im Office mit dem orangenen Button gekennzeichnet.