Exportvorlagen

Bei Exportvorlagen handelt es sich um Vorlagen, die du für deine Qualität Tickets verwenden kannst.

Ein gutes Beispiel für eine solche Exportvorlage ist die sogenannte VOB-Vorlage (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen). Dort werden die vertraglichen Bedingungen für die Ausführung von Bauleistungen, sowie die Vergabe von Bauaufträgen durch öffentliche Auftraggeber geregelt.

Office

Um eine Exportvorlage zu erstellen, navigiere im 123erfasst Office zu Mehr -> Admin und anschließend zu Qualität -> Exportvorlagen.

Über die Schaltfläche +Exportvorlage oben rechts auf der Seite öffnest du die Erfassungsmaske für deine Exportvorlage.

Es öffnet sich die entsprechende Erfassungsmaske.

Vergebe zunächst einen Titel für deine Exportvorlage.

Bei der Sortierung legst du fest, wie und nach welchem Feld die Tickets später beim Export innerhalb der Vorlage sortiert werden sollen.

Du kannst außerdem festlegen, für welche Benutzergruppen diese Vorlage sicht- und nutzbar sein soll.

Im Bereich Ansicht schlüsselst du, welche Informationen aus den Tickets exportiert werden sollen. Ist z.B. die Verortung auf dem Plan im Ticket wichtig, dann setze den Haken entsprechend bei Verortung.

Kompaktansicht bedeutet, dass die einzelnen Tickets unmittelbar hintereinander im Export aufgelistet werden. Ist der Haken nicht gesetzt, dann werden die Tickets für sich einzeln auf einer eigenen DIN A4 Seite aufgeführt.

Im Bereich Felder kannst du nun eigene Felder in die Vorlage einbinden, die du unmittelbar vor dem Export befüllen kannst. Klicke dazu auf das +.

Vergebe einen Titel für dein neues Feld und wähle, um was für einen Typ es sich handelt. Bei diesen beiden Angaben handelt es sich um Pflichtangaben.

Mit einem Klick auf Speichern schließt du die Felderfassung ab.

Sollen Felder nur unter bestimmter Voraussetzung angezeigt werden, erstelle über +Regel hinzufügen Regeln für die Felder.

Vergebe einen Namen für deine Regel.

Lege anschließend die Bedingung fest (welches Feld muss gefüllt sein?) und anschließend die Aktion (damit welches Feld angezeigt wird?).

Hinweis: Regeln können nicht für Texteingabe-Felder erstellt werden!

Im letzten Bereich der Exportvorlage kommen wir zur Titel- und Abschlussseite.

Hier hinterlegst du einen festen Text und kannst deine unter Felder hinterlegten Felder in den Text als Platzhalter einbinden. Im Ticketexport füllst du diese Platzhalter dann mit deinen Eintragungen.

Um die Felder als Platzhalter in die Titel- und/oder Abschlussseite einzubinden, stelle dich mit der Maus an die gewünschte Position im Text und klicke unterhalb des Textfeldes auf eines deiner Felder.

Die Felder werden automatisch in geschweifte Klammern gesetzt. Dadurch weiß das System, dass es sich um Platzhalter handelt.

Mit dem Klick auf Speichern oben rechts schließt du die Erfassung deiner Exportvorlage ab.

Klicke nun auf Qualität -> Tickets und wähle das oder die Tickets aus, die du exportieren möchtest und klicke auf das Download-Symbol.

In der Exportmaske wählst du aus, welches Dateiformat erzeugt werden soll und bei Exportvorlage wählst du deine soeben erstellte Vorlage aus.

Sobald du deine Exportvorlage ausgewählt hast, erscheinen im unteren Bereich der Exportmaske die Felder aus deiner Exportvorlage, die du nun befüllen kannst.

Mit einem Klick auf Export erstellen wird der Export erstellt und du kannst dir diesen herunterladen.

Die Platzhalter aus deiner Exportvorlage werden nun mit den Inhalten aus den Feldern aus der Exportmaske gefüllt.

Die ausgewählten Tickets werden zudem zwischen die Titel- und Abschlussseite der Exportvorlage eingebettet.