Personal

I. Allgemein

Zur Anlage neuer Mitarbeiter rufe nacheinander die Menüpunkte Stammdaten -> Personal -> Personal auf und klicke dann auf die Schaltfläche Neu.

Erfasse im ersten Schritt den Vornamen und Namen des Arbeitnehmers. Durch Mausklick auf das Icon im Kopf des Bereiches Allgemein lässt sich wahlweise ein Foto zum Arbeitnehmer hinterlegen.

Achte bei der Auswahl der Grafikdatei darauf, 

- dass es sich dabei um eine Datei im JPEG- oder PNG-Format handelt und
- die Grafikdatei max. 1 MB groß ist.

II. Mitarbeiter

Sofern für den Arbeitnehmer Arbeitszeiten erfasst werden sollen, klicke auf die Schaltfläche Mitarbeiter anlegen. Es öffnet sich dann die Erfassungsmaske Mitarbeiter.

Hinterlege im Feld ID die Personalnummer des Mitarbeiters, insbesondere dann wenn du später einmal die erfassten Arbeitszeiten deiner Arbeitnehmer an das Lohnprogramm übergeben möchtest. 

Im Auswahlfeld Personaltyp wähle eine Berufs- oder Funktionsbezeichnung für den Mitarbeiter aus. Sollte einmal keine passenden Bezeichnung für deinen Mitarbeiter in der Auswahlliste zur Verfügung stehen, kannst du diesen in den Personaltypen ergänzen.

Die Erfassung einer Betriebsnummer ist nur dann erforderlich, wenn du Daten für eine einzelne Betriebsstätte an das Lohnprogramm übergeben möchtest.

In den Feldern Eintritt und Austritt trägst du das Betriebseintrittsdatum bzw. das Austrittsdatum des Mitarbeiters ein. Im Feld Personalart kannst du zwischen 

• Auszubildende(r)
• geringfügig Beschäftigte(r)
• Angestellte(r)
• gewerbliche(r) Angestellte(r)

wählen. 

Sofern du mit Kostenstellen innerhalb der Buchhaltung arbeitest, kannst du über das Auswahlfeld Kostenstelle dem Mitarbeiter eine Stammkostenstelle zuweisen. Auch ein Betrag lässt sich über das Feld Stundenlohn rein informativ hinterlegen und an externe ERP-Programme übergeben.

Über die Option Lohnabrechnung steuerst du, ob der Mitarbeiter in den Auswahllisten unter dem Menüpunkt Lohnabrechnung enthalten ist. Wenn du also die Option Lohnabrechnung deaktivierst, wird der Mitarbeiter nicht mehr in den Auswahllisten unter dem Menüpunkt Lohnabrechnung mit aufgeführt.

Tritt ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, dann deaktivierst du das Optionsfeld Aktiv. Erfasse in diesem Fall auch ein Austrittsdatum für den Mitarbeiter. Er wird dann als inaktiver Mitarbeiter im Programm geführt und in den Auswahlfeldern nicht mehr namentlich mit aufgeführt.

Hinweis: Sofern du ausgeschiedene Mitarbeiter dennoch mit in den Auswahllisten abgebildet haben möchtest, findest du hier die dafür notwendigen Einstellungen.

Ein weiter wichtiger Punkt bei der Erfassung der Personalstammdaten ist die Auswahl des Arbeitszeitkalenders für den Mitarbeiter.

Hinweis: Im Rahmen des Jahreswechsels wird der Arbeitszeitkalender automatisch vom alten Jahr in das neue Jahr kopiert.

Über das Auswahlfeld Verliehen an kannst du eine Niederlassung - in 123erfasst auch Element genannt - auswählen, an die ein Mitarbeiter zeitweise verliehen werden soll.

III. Benutzer

Im Bereich Benutzer erfasst du die Zugangsdaten (Benutzernamen und Passwort) für die Anmeldung im Programm 123erfasst. Dies ist zwingend erforderlich, wenn der Arbeitnehmer Projektdaten wie z.B. Arbeitszeiten, Fotos, etc. über die Weberfassung oder ein Mobilgerät erfassen soll. Über die Schaltfläche Benutzer anlegen startest du die Erfassung der Benutzerdaten.

Im Feld Login hinterlegst du den Benutzernamen - z. B. [e-mail] - zur Anmeldung in 123erfasst. Idealerweise ist dies die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Du kannst aber auch eine fiktive E-Mail-Adresse hinterlegen.

Im nächsten Feld weist du dem Mitarbeiter eine Rolle zu. Über die Rolle legst du fest, was ein Mitarbeiter wie erfassen und bearbeiten darf. Hier hast du die Möglichkeit dem Benutzer eine voreingestellte Standardrolle (Administrator, Bearbeiter, Leser, Erfasser) oder eine individuelle Rolle, die du selbst erstellt hast, zuzuordnen. Für die Zuordnung einer individuellen Rolle wähle Rollenverwaltung und dann den Namen der selbst erstellten Rolle (z.B. Monteur) aus. 

Hinweis: Mit Hilfe einer individuellen Rolle kannst du dem Mitarbeiter ganz gezielt Kacheln und Menüpunkte an die Hand geben, die er für die Datenerfassung bzw. Bearbeitung in 123erfasst benötigt.

In den Feldern Kennwort und Kennwort wiederholen hinterlegst du das Passwort für den Benutzer. Ausführliche Hinweise zur Kennwortvergabe in 123erfasst findest du hier.

Wenn du den Zugang zum Programm 123erfasst für einen Mitarbeiter sperren möchtest, dann aktiviere  die Option Gesperrt. Die Sperre lässt sich durch Deaktivierung der Option Gesperrt wieder aufheben.

IV. Zugehörigkeit

Im Bereich Element-Rollen wählst du die Niederlassung bzw. Betriebsstätte aus, in der der Mitarbeiter tätig ist. Wenn du keine Niederlassungen oder Betriebsstätten innerhalb deines Mandanten erfasst hast, wird hier automatisch der Name des (Haupt)Mandanten hinterlegt.