1. Einleitung
Mit der 123erfasst-App ermitteln die Anwender mit Hilfe Ihres Mobilgerätes (Smartphone oder Tablet) die persönliche Arbeitszeit oder die einer ganzen Kolonne. Per Funk werden die Daten direkt an den Server übertragen und sind dann unter Erfassungsdaten > Personalzeiten im Office einsehbar. Sollte auf der Baustelle ein Funkloch bestehen, kann der Anwender die Daten offline erfassen. Diese bleiben gespeichert und sobald das Smartphone wieder Empfang hat, werden die erfassten Daten automatisch auf den Server übertragen.
Die Vorteile ergeben sich durch die Digitalisierung des Zeiterfassungsprozesses. Die Lohnbuchhaltung muss keine handschriftlichen Zettel mehr einsammeln und aufwändig manuell Daten erfassen. Der Aufwand für Kontrollen gehört genauso wie fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment in der Verwaltung vor, sobald der Mitarbeiter seine Zeiten auf der Baustelle erfasst hat. Die Personalabteilung profitiert von dem Prozess doppelt. Zum einen erfolgt die monatliche Stundenaufbereitung automatisiert, das Ergebnis steht auf Knopfdruck zur Verfügung. Zum anderen entfallen die Anfragen der Mitarbeiter, da diese ihr Arbeitszeitkonto über Ihr Smartphone abfragen können.
2. Zeiten mobil erfassen
2.1 Arbeitsbeginn erfassen
Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in der 123erfasst-App an. Tippen Sie anschließend auf die Kachel Zeiten.
Nachdem Sie auf die Kachel „Zeiten“ getippt haben, öffnet sich folgende Erfassungsmaske.
Zur Erfassung des Arbeitsbeginns wählen Sie in der o.g. Erfassungsmaske
- die Baustelle,
- das Personal (Mitarbeiter) und
- die Tätigkeit
aus. Falls gewünscht können Sie auch eine kleine Notiz im Feld Text erfassen.
Über „Speichern“ im Fuß der App schließen Sie Ihre Zeiterfassungen ab. Anschließend wird Ihnen der erfasste Arbeitsbeginn in der APP angezeigt.
Über den Pfeil vor „Zeiten“ gelangen Sie wieder auf die Startseite der APP.
2.1 Arbeitsende (Feierabend) erfassen
Wenn Sie nun in den wohlverdienten Feierabend gehen und das Arbeitsende erfassen möchten, dann klicken Sie auf die Kachel „Feierabend“.
Es erscheint dann folgende Erfassungsmaske:
Nun wird Ihnen die aktuelle Uhrzeit und der Mitarbeiter vorgeschlagen. Über „Speichern“ schließen Sie die Erfassung des „Feierabends“ ab.
2.3 An- und Abmelden
Möchten Sie jedoch
- Ihre Tätigkeit unterbrechen,
- um sich zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf einer anderen Baustelle und/oder Tätigkeit anzumelden,
- oder Sie möchten "nur" eine Pause erfassen
dann klicken Sie auf das × – Symbol im Fuß der App.
Es erscheint dann folgende Erfassungsmaske:
Schließen Sie die Abmeldung über die Schaltfläche „Speichern“ ab. Im Anschluss daran melden Sie sich über das Plus-Zeichen ggf. auf einer anderen Baustelle bzw. Tätigkeit wieder an.
2.4 Baustellen- und Tätigkeitswechsel erfassen
Etwas eleganter lässt sich ein Baustellen- und/oder Tätigkeitswechsel auch über das Wechselsymbol erfassen. Hier erfassen Sie im Feld „Projekt“ eine neue Baustelle und/oder eine neue Tätigkeit. Über "Speichern" schließen Sie die Erfassung ebenfalls ab.
2.5 Bedeutung der Symbole im Fuß der App
- Seite-Zurück: Darüber gelangen Sie eine Seite zurück
- Wechsel: Angemeldetem Personal eine neue Tätigkeit und/oder Baustelle zuweisen
- Anmelden: Weiteres Personal anmelden
- Abmelden: Mitarbeiter abmelden (um diese ggf. später andernorts anzumelden, NICHT zu verwechseln mit Feierabend)
- Pause: Pausen dokumentieren
- Seite-Vor: Darüber gelangen Sie eine Seite vor
3. Was ist sonst noch wichtig?
3.1 Geokoordinaten zur Zeiterfassung ermitteln
Sie möchten im Rahmen der Zeiterfassung auch Geokoordinaten ermitteln. Dann gehen Sie hierzu wie folgt vor:
1. Rufen Sie die Menüpunkte Administration > Rollenverwaltung auf. Wählen Sie hier die Rolle des betreffenden Mitarbeiters aus.
2. Im Bereich Mobil- /Weberfassung in der Zeile "GPS Personalzeiten" aktivieren Sie die Option "GPS erfassen, wenn auf Gerät aktiv". Anschließend speichern Sie diese Erfassung ab.
Weitere Hinweise zur Ermittlung der Geokoordinaten finden Sie hier und auch hier.
3.2 Zeiten zu Geräten erfassen
Sie möchten Arbeitszeiten zu einem Gerät statt zu einer Baustelle erfassen. Dann gehen Sie wie folgt vor:
1. Rufen Sie die Menüpunkte Administration > Rollenverwaltung auf. Wählen Sie hier die Rolle des betreffenden Mitarbeiters aus.
2. Aktivieren im Bereich Mobil/Weberfassung > Funktionen> Baustellenauswahl die Option "Geräte bebuchen".
3.3 Automatische Zeiteinstellung erzwingen
Sie möchten manuelle Anpassungen der Uhrzeit auf den Android-Mobilgeräten unterbinden. Dann gehen Sie wie folgt vor:
1. Rufen Sie die Menüpunkte Administration > Rollenverwaltung auf. Wählen Sie hier die Rolle des betreffenden Mitarbeiters aus.
2. Im Bereich Mobil- /Weberfassung in der Zeile "Allgemein" aktivieren Sie die Option " Automatische Zeiteinstellung erzwingen (Android)". Anschließend speichern Sie diese Erfassung ab.
3.4 Ist-Arbeitszeit vs. Sollarbeitszeit
Im Rahmen der Zeiterfassung wird die Sollarbeitszeit - aus dem Arbeitszeitkalender - der Ist-Arbeitszeit gegenübergestellt.
Beispiel:
Max Mustermann wurde lt. Arbeitszeitkalender eine Sollarbeitszeit von 8.00 Std zugewiesen. Aktuell hat er Arbeitszeiten von 07:45 bis 12:45 Uhr erfasst. Somit hat er bislang fünf von acht Arbeitsstunden erfasst.
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