Personal

1. Allgemein

Rufe zur Anlage neuer Mitarbeiter nacheinander die Menüpunkte Stammdaten -> Personal -> Personal auf und klicke dann auf die Schaltfläche Neu.

Erfasse im ersten Schritt Vorname und Name des Mitarbeiters. Durch Mausklick auf das Icon im Kopf des Bereiches Allgemein lässt sich wahlweise ein Foto des Mitarbeiters hinterlegen.

Achte bei der Auswahl der Grafikdatei darauf, dass es sich dabei um eine Datei im JPEG- oder PNG-Format handelt und die Grafikdatei max. 1 MB groß ist.

Im Feld Email kannst du die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters hinterlegen. Die E-Mail-Adresse wird für Berichte, Registrierungen und Benachrichtigungen in 123erfasst verwendet.

2. Mitarbeiter

Sofern für den Mitarbeiter Arbeitszeiten erfasst werden sollen, klicke auf die Schaltfläche Mitarbeiter anlegen. Es öffnet sich dann die Erfassungsmaske Mitarbeiter.

Hinterlege im Feld ID die Personalnummer des Mitarbeiters, insbesondere dann wenn du später einmal die erfassten Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter an dein Lohnprogramm übergeben möchtest. 

Im Auswahlfeld Personaltyp wählst du eine Berufs- oder Funktionsbezeichnung für den Mitarbeiter aus. Sollte einmal keine passenden Bezeichnung für deinen Mitarbeiter in der Auswahlliste zur Verfügung stehen, kannst du diese in den Personaltypen anlegen.

Die Erfassung einer Betriebsnummer ist nur dann erforderlich, wenn du Daten für eine einzelne Betriebsstätte an dein Lohnprogramm übergeben möchtest.

In den Feldern Eintritt und Austritt im Bereich Einstellungszeitraum trägst du das Eintritts- bzw. das Austrittsdatum des Mitarbeiters ein. 

Im Feld Personalart kannst du zwischen 

• Auszubildende(r)
• geringfügig Beschäftigte(r)
• Angestellte(r)
• gewerbliche(r) Angestellte(r)

wählen. Diese Personalarten sind fest definiert und werden von dem System vorgegeben.

Sofern du mit Kostenstellen in deiner Buchhaltung arbeitest, kannst du dem Mitarbeiter über das Auswahlfeld Kostenstelle eine Stammkostenstelle zuweisen. Auch ein Betrag lässt sich über das Feld Stundenlohn rein informativ hinterlegen und an externe ERP-Programme übergeben.

Über die Option Lohnabrechnung steuerst du, ob der Mitarbeiter in den Auswahllisten unter dem Menüpunkt Lohnabrechnung und den Berichten unter Berichte Neu aufgeführt wird. Wenn du die Option also deaktivierst, wird der Mitarbeiter nicht mehr in den Auswahllisten unter dem Menüpunkt Lohnabrechnung und in den Berichten unter Berichte Neu angezeigt.

Tritt ein Mitarbeiter aus deinem Unternehmen aus, dann deaktiviere das Optionsfeld Aktiv. Erfasse in diesem Fall auch ein Austrittsdatum für den Mitarbeiter. Er wird dann als "inaktiver" Mitarbeiter im Programm geführt und in den Auswahlfeldern nicht mehr namentlich mit aufgeführt.

Hinweis: Sofern du ausgeschiedene Mitarbeiter dennoch mit den Auswahllisten abgebildet haben möchtest, findest du hier die dafür notwendigen Einstellungen.

Mit der Verfügbarkeit steuerst du, ob der Mitarbeiter in der App und/oder Weberfassung beim Personal auswählbar ist.

Ein weiter wichtiger Punkt bei der Erfassung der Personalstammdaten ist die Auswahl des Arbeitszeitkalenders für den Mitarbeiter.

Hinweis: Im Rahmen des Jahreswechsels wird der Arbeitszeitkalender automatisch vom "alten" Jahr in das "neue" Jahr kopiert.

Über das Auswahlfeld Verliehen an kannst du eine Niederlassung - in 123erfasst auch Element genannt - auswählen, an die ein Mitarbeiter zeitweise verliehen wird.

3. Benutzer

Im Bereich Benutzer erfasst du die Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) für die Anmeldung im Programm 123erfasst. Dies ist zwingend erforderlich, wenn der Mitarbeiter Projektdaten wie z.B. Arbeitszeiten und Fotos über die Weberfassung und/oder die App auf dem Mobilgerät erfassen soll. Über die Schaltfläche Benutzer anlegen startest du die Erfassung der Benutzerdaten.

Im Feld Login hinterlegst du den Benutzernamen zur Anmeldung in 123erfasst. Idealerweise ist dies die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Du kannst hier alternativ aber auch einen einfachen Benutzernamen hinterlegen.

Oder

Im nächsten Feld weist du dem Mitarbeiter eine Rolle zu. Über die Rolle legst du fest, was ein Mitarbeiter wie erfassen und bearbeiten kann. Hier hast du die Möglichkeit dem Benutzer eine Standardrolle (Administrator, Bearbeiter, Leser, Erfasser) oder eine individuelle Rolle zuzuordnen. Wähle für die Zuordnung einer individuellen Rolle Rollenverwaltung und dann den Namen der individuellen Rolle (z. B. Monteur) aus. Erfahre hier, wie du dir eine individuelle Rolle anlegen kannst.

Hinweis: Mit Hilfe einer individuellen Rolle kannst du dem Mitarbeiter ganz gezielt Kacheln und Menüpunkte an die Hand geben, die er für die Datenerfassung bzw. Bearbeitung in 123erfasst benötigt.

Die Standardrolle Erfasser ist gut für den gewerblichen Mitarbeiter auf den Baustellen geeignet, während Mitarbeiter in der Verwaltung oft die Rolle Bearbeiter zugewiesen bekommen. So können diese dann im Nachgang die erfassten Zeiten und Daten kontrollieren und ggf. nachbearbeiten.

In den Feldern Kennwort und Kennwort wiederholen hinterlegst du das Passwort für den Benutzer. Ausführliche Hinweise zur Kennwortvergabe in 123erfasst findest du hier hier.

Wenn dein Mitarbeiter sein Passwort selbst ändern soll, dann aktiviere die Option Kennwort muss vom Benutzer beim nächsten Login im Office geändert werden.

Wenn du den Zugang zu 123erfasst für einen Mitarbeiter sperren möchtest, dann aktiviere die Option Gesperrt. Die Sperre lässt sich durch Deaktivierung der Option wieder aufheben.

4. Zugehörigkeit

Im Feld Element wählst du die Niederlassung bzw. Betriebsstätte aus, in der der Mitarbeiter tätig ist. Wenn du keine Niederlassungen oder Betriebsstätten innerhalb deines Mandanten erfasst hast, wird hier automatisch der Name des (Haupt-)Mandanten hinterlegt.