Personal

I. Allgemein

Zur Anlage neuer Mitarbeiter rufen Sie nacheinander die Menüpunkte Stammdaten > Personal > Personal auf und klicken dann auf die Schaltfläche "Neu".

Erfassen Sie im ersten Schritt Vorname und Name des Arbeitnehmers. Durch Mausklick auf das Icon im Kopf des Bereiches "Allgemein" lässt sich wahlweise ein Foto zum Arbeitnehmer hinterlegen.

Achten Sie bei der Auswahl der Grafikdatei darauf, 

- dass es sich dabei um eine Datei im JPEG- oder PNG-Format handelt und
- die Grafikdatei max. 1 MB groß ist.

II. Mitarbeiter

Sofern für den Arbeitnehmer Arbeitszeiten erfasst werden sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Mitarbeiter anlegen". Es öffnet sich dann die Erfassungsmaske "Mitarbeiter".

Hinterlegen Sie im Feld "ID" die Personalnummer des Mitarbeiters, insbesondere dann wenn Sie später einmal die erfassten Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmer an Ihr Lohnprogramm übergeben möchten. 

Im Auswahlfeld "Personaltyp" wählen Sie eine Berufs- oder Funktionsbezeichnung für den Mitarbeiter aus. Sollte einmal keine passenden Bezeichnung für Ihren Mitarbeiter in der Auswahlliste zur Verfügung stehen, können Sie diese in den Personaltypen nacherfassen.

Die Erfassung einer Betriebsnummer ist nur dann erforderlich, wenn Sie Daten für eine einzelne Betriebsstätten an Ihr Lohnprogramm übergeben möchten.

In den Feldern "Eintritt" und "Austritt" tragen Sie das Betriebseintrittsdatum bzw. das Austrittsdatum des Mitarbeiters ein. Im Feld Personalart können Sie zwischen 

• Auszubildende(r)
• geringfügig Beschäftigte(r)
• Angestellte(r)
• gewerbliche(r) Angestellte(r)

wählen. 

Sofern Sie mit Kostenstellen in Ihrer Buchhaltung arbeiten, können Sie über das Auswahlfeld "Kostenstelle" dem Mitarbeiter eine Stammkostenstelle zuweisen. Auch ein Betrag lässt sich über das Feld „Stundenlohn“ rein informativ hinterlegen und an externe ERP-Programme übergeben.

Über die Option "Lohnabrechnung" steuern Sie, ob der Mitarbeiter in den Auswahllisten unter dem Menüpunkt "Lohnabrechnung" enthalten ist. Wenn Sie also die Option Lohnabrechnung "deaktivieren" wird der Mitarbeiter nicht mehr in den Auswahllisten unter dem Menüpunkt "Lohnabrechnung" mit aufgeführt.

Tritt ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen aus, dann deaktivieren Sie das Optionsfeld "Aktiv". Erfassen Sie in diesem Fall auch ein Austrittsdatum für den Mitarbeiter. Er wird dann als "inaktiver" Mitarbeiter im Programm geführt und in den Auswahlfeldern nicht mehr namentlich mit aufgeführt.

Hinweis: Sofern Sie ausgeschiedene Mitarbeiter dennoch mit den Auswahllisten abgebildet haben möchten, finden Sie hier die dafür notwendigen Einstellungen.

Ein weiter wichtiger Punkt bei der Erfassung der Personalstammdaten ist die Auswahl des Arbeitszeitkalenders für den Mitarbeiter.

Hinweis: Im Rahmen des Jahreswechsels wird der Arbeitszeitkalender automatisch vom "alten" Jahr in das "neue" Jahr kopiert.

Über das Auswahlfeld "Verliehen an" können Sie eine Niederlassung - in 123erfasst auch Element genannt - auswählen, an die ein Mitarbeiter zeitweise verliehen wird.

III. Benutzer

Im Bereich Benutzer erfassen Sie die Zugangsdaten (Benutzernamen und Passwort) für die Anmeldung im Programm 123erfasst. Dies ist zwingend erforderlich, wenn der Arbeitnehmer Projektdaten wie z. B. Arbeitszeiten, Fotos, Plandaten über die Weberfassung oder ein Mobilgerät erfassen soll. Über die Schaltfläche "Benutzer anlegen" starten Sie die Erfassung der Benutzerdaten.

Im Feld Login hinterlegen Sie den Benutzernamen - z. B. [e-mail] - zur Anmeldung in 123erfasst. Idealerweise ist dies die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Sie können hier aber auch eine fiktive E-Mail-Adresse hinterlegen. Achten Sie bei der Festlegung des Benutzernamens unbedingt darauf, dass dieser ein @-Zeichen enthält.

Im nächsten Feld weisen Sie dem Mitarbeiter eine Rolle zu. Über die Rolle legen Sie fest, was ein Mitarbeiter wie erfassen und bearbeiten kann. Hier haben Sie die Möglichkeit dem Benutzer eine Standardrolle (Administrator, Bearbeiter, Leser, Erfasser) oder eine individuelle Rolle zuzuordnen. Für die Zuordnung einer individuellen Rolle wählen Sie "Rollenverwaltung" und dann den Namen der individuellen Rolle (z. B. Monteur) aus. 

Hinweis: Mit Hilfe einer individuellen Rolle können Sie dem Mitarbeiter ganz gezielt Kacheln und Menüpunkte an die Hand geben, die er für die Datenerfassung bzw. Bearbeitung in 123erfasst benötigt.

Die Standardrolle "Erfasser" ist gut für den gewerblichen Mitarbeiter auf den Baustellen geeignet, während Mitarbeiter in der Verwaltung oft die Rolle "Bearbeiter" zugewiesen bekommen. So können diese dann im Nachgang die erfassten Zeiten und Daten kontrollieren und ggf. nachbearbeiten.

In den Feldern "Kennwort" und "Kennwort wiederholen" hinterlegen Sie das Passwort für den Benutzer. Ausführliche Hinweise zur Kennwortvergabe in 123erfasst finden Sie hier.

Wenn Sie den Zugang zum Programm 123erfasst für einen Mitarbeiter sperren lassen möchten, dann aktivieren Sie die Option „Gesperrt“. Die Sperre lässt sich durch Deaktivierung der Option „Gesperrt“ wieder aufheben

IV. Zugehörigkeit

Im Feld Element wählen Sie die Niederlassung bzw. Betriebsstätte aus, in der der Mitarbeiter tätig ist. Wenn Sie keine Niederlassungen oder Betriebsstätten innerhalb Ihres Mandanten erfasst haben, wird hier automatisch der Name des (Haupt-)Mandanten hinterlegt.