Personen

Um neue Mitarbeiter / neues Personal anzulegen, navigiere im 123erfasst Office zu Mehr -> Admin -> Benutzer -> Personen.

Über die Schaltfläche +Person oben rechts auf der Seite legst du einen neuen Mitarbeiter an.

Es öffnet sich die entsprechende Erfassungsmaske.

Allgemein

Erfasse im ersten Schritt den Vornamen und Nachnamen des Mitarbeiters. Optional kann auch die E-Mail Adresse hinterlegt werden.

Durch Mausklick auf das Icon im Kopf des Bereiches Allgemein lässt sich wahlweise ein Foto zum Arbeitnehmer hinterlegen. 

Hinweis: Achte bei der Auswahl der Grafikdatei darauf, dass es sich um eine Datei im JPEG- oder PNG-Format handelt und die Grafikdatei max. 1 MB groß ist!

Mitarbeiter

Sofern für den Mitarbeiter Zeiten erfasst werden sollen, klicke auf die Schaltfläche Mitarbeiter anlegen. 

Es öffnet sich die Erfassungsmaske Mitarbeiter.

Hinterlege im Feld Id die Personalnummer des Mitarbeiters, insbesondere dann, wenn du später die erfassten Zeiten des Mitarbeiters an das Lohnprogramm übergeben möchtest. 

Im Auswahlfeld Personaltyp wählst du eine Berufs- oder Funktionsbezeichnung für den Mitarbeiter aus. Sollte keine passenden Bezeichnung für deinen Mitarbeiter in der Auswahlliste zur Verfügung stehen, kannst du diesen in den Personaltypen ergänzen.

Die Erfassung einer Betriebsnummer ist nur dann erforderlich, wenn du Daten für eine einzelne Betriebsstätte an das Lohnprogramm übergeben möchtest.

In den Feldern Eintritt und Austritt trägst du das Betriebseintrittsdatum bzw. das Austrittsdatum des Mitarbeiters ein. Im Feld Personalart kannst du zwischen Auszubildende(r), geringfügig Beschäftigte(r), Angestellte(r) und gewerbliche(r) Angestellte(r).

wählen. 

Sofern du mit Kostenstellen innerhalb der Buchhaltung arbeitest, kannst du über das Auswahlfeld Kostenstelle dem Mitarbeiter eine Stammkostenstelle zuweisen. Auch ein Betrag lässt sich über das Feld Stundenlohn rein informativ hinterlegen und an externe ERP-Programme übergeben.

Über die Option Lohnabrechnung steuerst du, ob der Mitarbeiter in den Auswahllisten unter dem Menüpunkt Lohnabrechnung enthalten ist. Wenn du also die Option Lohnabrechnung deaktivierst, wird der Mitarbeiter nicht mehr in den Auswahllisten unter dem Menüpunkt Lohnabrechnung mit aufgeführt.

Tritt ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, dann deaktivierst du das Optionsfeld Aktiv. Erfasse in diesem Fall auch ein Austrittsdatum für den Mitarbeiter. Er wird dann als inaktiver Mitarbeiter im Programm geführt und in den Auswahlfeldern nicht mehr namentlich aufgeführt.

Hinweis: Sofern du ausgeschiedene Mitarbeiter dennoch mit in den Auswahllisten abbilden möchtest, findest du hier die dafür notwendigen Einstellungen.

Ein weiter wichtiger Punkt bei der Erfassung der Personalstammdaten ist die Auswahl des Arbeitszeitkalenders für den Mitarbeiter. Erfahre hier, wie du einen Arbeitszeitkalender für deine Mitarbeiter erstellst.

Hinweis: Im Rahmen des Jahreswechsels wird der Arbeitszeitkalender automatisch vom alten Jahr in das neue Jahr kopiert.

Über das Auswahlfeld Verliehen an kannst du eine Niederlassung - in 123erfasst auch Element genannt - auswählen, an die ein Mitarbeiter zeitweise verliehen werden soll.

Benutzer

Im Bereich Benutzer erfasst du die Zugangsdaten (Benutzernamen und Kennwort) für den Login in 123erfasst. Dies ist zwingend erforderlich, wenn der Mitarbeiter Projektdaten wie z.B. Zeiten, Fotos, etc. über die 123erfasst App/Weberfassung erfassen soll. Über die Schaltfläche Benutzer anlegen aktivierst du den Bereich Benutzer.

Im Feld Login hinterlegst du den Benutzernamen (z.B. die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters) zur Anmeldung in 123erfasst.

Hinweis: Der Login muss nicht zwingend eine E-Mail-Adresse sein. Wichtig ist nur, dass der Login einmalig ist.

Über die Rolle weist du dem Mitarbeiter seine Berechtigungen für das 123erfasst Office (PC Anwendung) zu. Über die Rolle legst du fest, was ein Mitarbeiter im Office einsehen/bearbeiten darf. Wie du eine Rolle einrichtest, erfährst du hier.

Im Feld App-Profil hinterlegst du die Berechtigungen für die Nutzung der App/Weberfassung. Wie du ein App-Profil erstellst, erfährst du hier.

In den Feldern Kennwort und Kennwort wiederholen setzt du das Passwort für den Benutzer. Ausführliche Hinweise zur Kennwortvergabe in 123erfasst findest du unter Kennwort ändern.

Wenn du den Zugang zu 123erfasst für einen Mitarbeiter sperren möchtest, dann aktiviere die Option Gesperrt. Die Sperre lässt sich durch Deaktivierung der Checkbox wieder aufheben.

Im Bereich Zugriff aktivierst du die Module, die dein Mitarbeiter in 123erfasst nutzen soll.

Aktivere z.B. das Modul Personen, wenn dein Mitarbeiter seine Zeiten oder Abwesenheiten erfassen soll.

Aktiviere das Projekte Modul, wenn dein Mitarbeiter Fotos oder z.B. Material über die App buchen soll.

Zugehörigkeit

Im Feld Element wählst du die Niederlassung bzw. Betriebsstätte aus, in der der Mitarbeiter tätig ist. Wenn du keine Niederlassungen oder Betriebsstätten innerhalb deines Mandanten erfasst hast, wird hier automatisch der Name des (Haupt)Mandanten hinterlegt.