Zeiten

Office

Die von deinen Mitarbeitern erfassten Zeiten kannst du im 123erfasst Office über Personal -> Zeiten einsehen und nach Bedarf anpassen/korrigieren.  

Du kannst zwischen einer Wochenansicht und einer Listenansicht wechseln.

Hinweis: Zeiten lassen sich im Office erst am nächsten Tag (ab 24:00 Uhr) oder nach der Feierabendbuchung anpassen.

Wochenansicht

In der Wochenansicht erhältst du eine Übersicht über die erfassten Zeiten deiner Mitarbeiter in der ausgewählten Woche. Am Ende der Zeile werden die Gesamtstunden summiert für jeden Mitarbeiter dargestellt.

Wenn du in der Wochenansicht eine erfasste Zeit bearbeiten möchtest, dann kannst du den Datensatz mit einem Klick auf die drei Punkte an dem Datensatz öffnen und zwischen den folgenden Optionen wählen.

Mit Bearbeiten öffnest du den Datensatz und kannst an diesem Änderungen vornehmen. Das Ändern des Datums ist hier nicht möglich.

Wenn du Kopieren auswählst, dann werden die Eingaben des Datensatzes für den Tag übernommen und du kannst im sich öffnenden Fenster ein neues Datum wählen, für das die hinterlegten Daten übernommen werden sollen.

Mit Prüfen kannst du den Datensatz als geprüft kennzeichnen.

Mit Sperren kannst du die Bearbeitung des Datensatzes verhindern.

Mit Löschen kannst du die Zeit löschen.

Listenansicht

In der Listenansicht kannst du dir die Zeiten deiner Mitarbeiter detailliert darstellen lassen und wählen, welche Informationen angezeigt werden sollen. Des Weiteren kannst du mit einem Klick auf die jeweilige Spalte die Sortierung anpassen.

In der Listenansicht kann du dir, im Gegensatz zur Wochenansicht, den Änderungsverlauf anzeigen lassen, um so die Historie einer Zeit nachvollziehen zu können.

Möchtest du eine neue Zeit für deine Mitarbeiter über das Office erfassen, dann startest du diese mit einem Klick auf +Zeit.

Es öffnet sich in der Wochenansicht sowie der Listenansicht die Erfassungsmaske, in der du nun die relevanten Informationen eintragen kannst.

Zunächst muss ein Tag oder ein Zeitraum definiert werden, für den eine neue Zeit hinterlegt werden soll. Mit einem Klick auf das Datum öffnet sich ein Auswahlfeld, in dem du das Datum definieren kannst.

Beinhaltet dein definierter Zeitraum ein Wochenende oder einen Feiertag, dann fragt dich das System ob es für diese Tage Ausnahmen setzen soll. Hakst du alle Möglichkeiten an, dann werden an Samstagen, Sonntagen, Feiertagen und Tagen, an denen bereits eine Abwesenheit hinterlegt ist, keine Zeiten angelegt.

Als nächstes legst du fest, für welches Personal du eine neue Zeit in dem Zeitraum anlegen möchtest. Klicke dafür einfach auf das leere Auswahlfeld und wähle einen oder mehrere Mitarbeiter aus der Liste aus.

Für die Eingabe der Arbeitszeiten stehen dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

Lege Zeitblöcke über das +, direkt mit der Maus oder über die Arbeitszeiten an.

1. Zeitblöcke über das + anlegen

Über das + öffnet sich der Bereich Zeitblock anlegen.
Erfasse die Arbeitszeit des Zeitblocks über die Felder Beginn und Ende sowie das Projekt oder Gerät und die Tätigkeit(en). Bei diesen Feldern handelt es sich um Pflichtfelder.

Anpassungen an den Uhrzeiten können alternativ durch Ziehen des graphischen Zeitblocks (linke Seite) vorgenommen werden.

2. Zeitblöcke direkt mit der Maus anlegen

Am schnellsten erfasst du Zeiten direkt mit der Maus. Mit einem Klick in einen leeren Bereich erstellst du einen neuen Zeitblock. Durch Klicken und Ziehen der Maus definierst du die Größe des ersten Zeitblocks. Erfasse das Projekt/das Gerät und die Tätigkeit. Mit dem Klick für den nächsten Zeitblock werden Projekte/Geräte und die Tätigkeit direkt in diesen übernommen und du kannst durch Klicken und Ziehen wieder die Größe des Zeitblocks definieren. 

3. Zeiten über die hinterlegten Arbeitszeiten erfassen
Hinweis: Diese Option greift nur, wenn du für einen Mitarbeiter Zeiten erfasst und für diesen eine Arbeitszeit hinterlegt wurde! Wie du Arbeitszeiten für deine Mitarbeiter definierst, erfährst du hier.

Über das Kalenderzeichen legst du die Zeitblöcke anhand der Arbeitszeit an. Erfasse für jeden Zeitblock die Daten für die Pflichtfelder Projekt oder Gerät und Tätigkeit.

Über die Schaltfläche Speichern schließt du die Erfassung der Zeiten ab. 

Hinweis: Für alle Zeitblöcke müssen die Pflichtfelder ausgefüllt sein, ansonsten ist ein Speichern nicht möglich!

App/Weberfassung

Der gängige Weg ist es, die Zeiten über die mobile 123erfasst App oder die Weberfassung (App für den PC) zu erfassen.

Starte deine Zeiterfassung, indem du die Kachel Zeiten auswählst.

Es öffnet sich folgende Übersicht.

Wenn du eine Zeit erfassen möchtest, beginnst du die Erfassung mit einem Klick auf das + am Fuß der App.

Hinterlege in der sich öffnenden Erfassungsmaske das Projekt, das Personal (Mitarbeiter) und die Tätigkeit für den zu erfassenden Tag. Optional kannst du zu der Zeit eine Notiz erfassen.

Mit einem Klick auf Speichern schließt du die Erfassung der Zeit ab. Anschließend wird der in der App dein Arbeitsbeginn und das voraussichtliche Ende deiner Zeit angezeigt, wenn diese in deinen hinterlegten Arbeitszeiten gesetzt sind.

Über den Pfeil neben Zeiten gelangst du wieder auf die Startseite der App. Möchtest du am Ende des Tages in deinen wohlverdienten Feierabend gehen, dann betätige in der App die Kachel Feierabend.

Es öffnet sich folgende Erfassungsmaske

Es wird die aktuelle Uhrzeit und der Mitarbeiter zur Feierabenderfassung vorgeschlagen. Die Erfassung des Feierabends schließt du mit Speichern ab.

Möchtest du dich jedoch schon vor dem Feierabend abmelden oder zunächst abmelden, um später wieder mit einer anderen Tätigkeit fortzufahren, dann klicke in der Kachel Zeiten auf das x im Fuß der App.

Es öffnet sich eine neue Erfassungsmaske

Bestätige die Abmeldung mit einem Klick auf Speichern. Im Anschluss daran meldest du dich über die Kachel Zeiten und das + auf dem neuen Projekt und/oder der neuen Tätigkeit wieder an. 

Einen Wechsel des Projekts und/oder der Tätigkeit kannst du alternativ auch mit einem Klick auf Wechsel durchführen.

Hier kannst du dein neues Projekt, die geänderte Tätigkeit und/oder den Zeitpunkt hinterlegen, zu dem du den Wechsel durchgeführt hast und schließt den Wechsel mit Speichern ab.

Möchtest du eine Pause erfassen, oder die automatisch gebuchte Pause bearbeiten, dann kannst du dies in der Zeiten Kachel mit einem Klick auf das Pausen-Symbol tun.

Es öffnet sich eine neue Maske, in der dir die Pausen für den Tag angezeigt werden. Mit einem Klick auf die jeweilige Zeit, kannst du diese verändern.

Möchtest du eine weitere Pause hinzufügen, dann wähle Neue Pause aus und hinterlege im sich öffnenden Bereich den Zeitraum, in welchem du die Pause genommen hast. Die Erfassung der Pause wird mit einem Klick auf Speichern bestätigt und dann in der Übersicht angezeigt.